Sponsering af events, koncerter og festivaler

Sponsorater kan være en god måde at styrke økonomien i eventen. Men hvordan skaffer man sponsorer, hvilke sponsorer vil være relevante, og hvordan håndterer man samarbejdet med en sponsor?
Sponsorater kan være en god måde at få økonomien i en event til at hænge sammen. Men det er vigtigt, at man gør sig nogle grundige overvejelser omkring, hvilke sponsorer man ønsker at have, hvorfor og hvad sponsoren vil få ud af det. Det er nemlig vigtigt, at sponsoratet reelt bliver et samarbejde mellem arrangør og sponsor, og at det bliver til begges fordel. Henrik Reichel Bartholdy, Managing Partner i MEC:Sponsorship, siger:
”Hvis man blot tænker, at man vil finde en sponsor, der er villig til at skyde penge i projektet, så kommer man ofte til at stå med det problem, at man ikke kan placere dem nogen steder, fordi de ikke passer ind. Det passer jo for eksempel ikke med en banner for et udstødningsfirma til en klassisk koncert”.
Et godt råd er, at begynde at overveje relevante sponsorer så tidligt som muligt. Allerede i idéfasen, når idéen er formuleret på papir, skal man tage fat i relevante virksomheder. På den måde kan man forme idéen sammen fra start, så det bliver et samarbejde til begges fordel. Men det handler også om, at man skal sørge for, at timingen er rigtig:
”Hvis man kommer to måneder før en event og spørger en virksomhed, om de vil poste penge i ens event, så har virksomhederne ikke en jordisk chance for at bruge det i deres markedsføring, og så bliver det uinteressant for dem”, siger Henrik Reichel Bartholdy.


Hvad får sponsoren ud af sponsoratet?
For en sponsor handler det som oftest om ren og skær markedsføring. Det vil sige at gøre opmærksom på en virksomhed, et mærke eller en vare. Men det kan også være et spørgsmål om personalepleje. Virksomheder kræver mere og mere af deres medarbejdere, og en måde at sikre, at medarbejderne er trofaste og loyale over for virksomheden kan være ved at bruge sponsering af en event som intern markedsføring – enten ved at sponsere en sag, medarbejderne sympatiserer med, eller ved simpelthen at tilbyde dem billetter til en interessant event, som virksomheden sponserer.
Nogle virksomheder vælger at sponsere en event for at nyde godt af de værdier, der knytter sig til den sag, eventen handler om. Vælger en virksomhed eksempelvis at forbinde sig med de Olympiske Lege, kan det være led i en strategi, der retter sig mod at overføre nogle af OL’s værdier til virksomheden.
Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på, at der skal være et grundlæggende ’værdi-match’ mellem virksomheden og eventen. Man kan ikke forvente, at der sker en værdioverførsel fra en event, som grundlæggende ikke har noget tilfælles med virksomhedens værdier, ligesom værdioverførsel er noget, der tager ganske lang tid: ”Man skal huske på, at værdioverførslen ikke sker fra den ene dag til den anden. Derfor taler man typisk om sponsorater, der løber over mange år”, påpeger Henrik Reichel Bartholdy.


Hvad kan man tilbyde sponsoren?Hvordan den enkelte sponsor skal være synlig i forbindelse med eventen kommer an på hvilke typer af events, man har med at gøre. I sportsverdenen benytter man sig ofte af reklameskilte og bander med reklamer på selve arenaen eller banen, men inden for det kulturelle område, må man overveje om det er en relevant måde at præsentere sponsoren på. Det er for eksempel ikke kutyme at opstille bander på en rockscene. En bedre måde er måske at synliggøre sponsoren på eksempelvis billetter, i lokalet eller på pladsen, på plakater, på et event-website, i brochurer eller magasiner, i TV spots, osv.
Ofte vil event-websites være en god måde at præsentere sponsoren: ”Det kunne være, at man linker videre til virksomhedens egen side, hvor man fortæller noget mere omkring, hvorfor virksomheden er involveret i eventen, således at man forklarer målgruppen, hvorfor man er til stede. På den måde kan man skabe en naturlig sammenhæng mellem virksomheden og eventen”, siger Henrik Reichel Bartholdy.


Fordelen ved event-sponsoraterDer er stor forskel mellem sponsering/event-markedsføring og traditionelle kommunikationskanaler: ”Man når ind til målgruppens hjerte, hvor de mere traditionelle markedsføringskanaler appellerer mere til målgruppens hjerne”, siger Henrik Reichel Bartholdy. Man kan altså ramme noget, som folk interesserer sig meget for - eksempelvis musik eller kunst. Hvis man kan lave en raffineret kobling mellem eventen, virksomheden og publikum, vil sponsoratet have større effekt og fremstå naturligt for publikum.
At skabe en sådan kobling kræver, at sponsor sætter sig ind i, hvordan produktet kan bindes sammen med eventen. Man kan eksempelvis forestille sig, at sponsoren kan bidrage med en bestemt aktivitet eller service under selve eventen og på den måde bibringe eventen en merværdi. Her er samarbejdet mellem Åh Abe koncerterne og TRYG et rigtigt godt eksempel på et sponsorat, som virkelig tilfører eventen en merværdi.

Det er vigtigt, at målgruppen forstår, hvorfor sponsoren er en del af en event, hvis budskabet skal ’sidde fast’. Det værste der kan ske er, at man bare bliver én blandt mange. ”Fordelen ved event-marketing er jo netop, at man kommer tættere på forbrugeren, end hvis man annoncerer på TV, magasiner eller radio”, bemærker Henrik Reichel Bartholdy.


Hvordan sikrer man et godt samarbejde med en sponsor?Et godt samarbejde med sponsor er altafgørende. Henrik Reichel Bartholdys opskrift på, hvordan samarbejdet sikres, er klar: ”Det gør man ved at leve op til det, man har lovet! En populær måde at gøre det på er ’at love 80% og levere 100’”. Han understreger, at man skal passe på med at love for meget af bar iver efter at få rejst penge til sin event: ”Så er det bedre at ’undersælge’ og så komme og overraske, så man får nogle gode og glade samarbejdspartnere”, siger Henrik Reichel Bartholdy.
På det mere praktiske plan handler det om at have en klar rollefordeling. Det opnår man lettest ved en grundig gennemarbejdning af kontrakter med sponsoren. Man skal fra start afklare så mange spørgsmål som muligt for at sikre sig mod uoverensstemmelser.
Det kan også være en fordel undervejs at afholde statusmøder med sponsoren, hvor man kan følge op på samarbejdet.
Det er desuden afgørende at man fra begyndelsen afstemmer forventningerne til eventen. I den forbindelse er det vigtigt, at dem, som arbejder med at håndtere sponsorer, sætter sig ind i virksomhedens bevæggrunde for at sponsere eventen, og hvad de forventer at få ud af sponsoratet. ”Kender man det, så kan man også lettere vurdere om den vare, man leverer, er en succes eller en fiasko”, siger Henrik Reichel Bartholdy.


SponsorplejeAfviklingen af eventen er ofte det tidspunkt, hvor arrangøren af eventen glemmer at pleje sponsoren. Et godt og enkelt råd kan være at sørge for at afsætte en person til at ’nurse’ og tage sig af sponsorerne. Dårlig sponsorpleje under eventens afvikling kan være katastrofalt for forholdet til sponsoren: ”Når eventen er overstået, er det selvfølgelig også de gode ting, man husker, men der skal ikke så mange dårlige ting til, før det hele er blevet noget skidt. Det hjælper, hvis der er en person, der kan følge lidt op og spørge: ’er I glade og tilfredse, er der nogle ting, vi kan gøre for jer?” siger Henrik Reichel Bartholdy.
Det er ikke blot vigtigt for det pågældende samarbejdes succes, men kan også være altafgørende for fremtidige events. En sponsor, der har haft en dårlig oplevelse, vil være mindre tilbøjelig til at gentage et sponsorat.

Effekt-målingEffekt-måling er et vigtigt redskab i håndtering af sponsorater. Som eventmager er det centralt, at man kan vise sine sponsorer, hvad de har fået ud af at sponsere netop denne event. I den forbindelse er det vigtigt, at man fra start spørger ind til, hvad der er vigtigt for sponsoren. Sponsoren kan være interesseret i andre eller flere målepunkter end hvor mange mennesker, der kom til eventen. Som udbyder skal man derfor vide, hvilke faktorer der er vigtige for sponsoren.
Ofte vil det være en god idé, at eventarrangøren selv tager initiativ til at samle op på tingene og levere en pakke af informationer omkring eventen – hvor var sponsoren repræsenteret?, hvor mange vareprøver blev der givet ud?, og hvilket publikum kom? Findes der ikke findes sådan en måling af sponsoratet, kan det ofte være årsagen til, at sponsoren ikke gentager sponsoratet - simpelthen fordi værdien ikke umiddelbart er synlig: ”I virkeligheden kunne et enkelt stykke papir, der siger: der har været så og så mange, I har været til stede alle gangene, der er blevet givet så og så mange vareprøver ud - være det, der gør, at man får solgt sponsoratet næste gang også”, påpeger Henrik Reichel Bartholdy.


Internationale sponsorerHvis man skal skaffe internationale sponsorer, kræver det, at eventen har en international appeal, eller at man har med en event at gøre, som kan vække interesse hos en virksomhed i udlandet, som gerne vil ind på det danske marked.
I den forbindelse skal man holde sig for øje, at internationale sponsorer i høj grad lægger vægt på, at man skal have ’value for money’. Det vil sige, at de forventer at få mindst det samme beløb tilbage, som er givet ud: ”Jeg synes, danske virksomheder er blevet mere opmærksomme på det også, men især når man har med internationale virksomheder at gøre, så er det vigtigt, at man kan se, at investeringen kan betale sig”, siger Henrik Reichel Bartholdy.

Tilladelse til brug af musik ved offentlige arrangementer

Når du bruger musik ved offentlige arrangementer, skal du senest 8 dage før arrangementet søge om tilladelse til at bruge musikken. Dette gælder blandt andet ved koncerter og byfester. Du kan ansøge med formularen 'Ansøgning om brug af musik'.

Live-musik

KODA udbetaler penge direkte til rettighedshaverne for den musik, der er spillet live. Derfor har KODA brug for oplysninger om de enkelte musikværker. Du kan maile sætliste eller program over værker til kunde@koda.dk. Alternativt kan du online rapportere musikværker med formularen 'Rapportering af musikværker'.

Priser

Priser, arrangementer med entreindtægt

	ENTREINDTÆGT	BETALES (LEVENDE MUSIK)	BETALES (INDSPILLET MUSIK)
	Musik i pause: kr. 441,00
	Af beløbet op til 159.000	5,5%	4,1%
	Af beløbet mellem 159.000 og 397.500	3,3%	2,5%
	Af beløbet over 397.500	2,0%	1,5%

Forklaring

Entréindtægt under kr. 159.000,-
Det vil sige, at du betaler 5,5% af din entréindtægt til Koda, hvis entréindtægten er under kr. 159.000,-.

Entréindtægt mellem kr. 159.000,- og 397.500,-
Er entréindtægten over kr. 159.000,- men under kr. 397.500,- betales 5.5% af entréindtægten op til kr. 159.000,- mens der betales 3,3% af resten.

Entréindtægt over kr. 397.500,-
Er entréindtægten over kr. 397.500,- betales 5,5% af entréindtægten op til kr. 159.000,- og 3,3% af entréindtægten mellem kr. 159.000,- og kr. 397.500,- mens der betales 2% af resten.

Musik fra cd'er, diskotek eller lign.
Hvis der ved et arrangement bliver spillet musik fra cd'er - som fx ved diskotek - skal der desuden betales efter procentsatserne i højre kolonne.

Pausemusik
Bliver der kun spillet musik fra cd'er som baggrundsmusik inden en koncert og i en evt. pause, skal der dog kun betales pausemusiktaksten.

Prøv evt. denne prisberegner til at beregne, hvad du skal betale.

Minimumspriser
Dog betales altid som minimum efter nedenstående tabel:

Minimumspriser, koncerter og større underholdningsarrangementer

	TILHØRERE	MINIMUMSPRIS (LEVENDE MUSIK)	MINIMUMSPRIS (INDSPILLET MUSIK)
	Op til 400 tilhørere	kr. 588,00	kr. 441,00
	401 til 600 tilhørere	kr. 1.176,00	kr. 882,00
	601 til 800 tilhørere	kr. 1.763,50	kr. 1.323,00
	801 til 1000 tilhørere	kr. 2.351,50	kr. 1.763,50
	1001 til 1500 tilhørere	kr. 2.930,00	kr. 2.197,50
	1501 til 2000 tilhørere	kr. 4.377,50	kr. 3.283,00
	Over 2000 tilhørere	kr. 1,91/tilh.	kr. 1,43/tilh.

Ansøgning af lejlighedstilladelse / midlertidig alkoholbevilling

Her kan du se, i hvilke tilfælde politiet kræver, at du er i besiddelse af en lejlighedstilladelse. Du kan også få nærmere information om, hvordan du søger om lejlighedstilladelse.

Hvornår skal du have en lejlighedstilladelse

Du skal ansøge om lejlighedstilladelse til arrangementer, hvor der kan udskænkes alkohol: 

1. Arrangementer, som kun omfatter servering af mad og drikkevarer, dog ikke stærke drikke, kan uden tilladelse forestås af en person der er fyldt 18 år. Foregår serveringen udendørs, skal politiet underrettes senest tre dage før arrangementets afholdelse. 
2. Servering kan tillige omfatte øl og bordvin, såfremt den foregår indendørs for højest 150 personer og forestås af en person, der er fyldt 25 år. Politiet skal ikke underrettes, men kan fastsætte vilkår for virksomhedens udøvelse eller forbyde denne. 
3. Politiet kan tillade, at en person, der er fyldt 25 år, forestår servering af øl og bordvin, uanset om serveringen foregår udendørs, og uanset om der deltager flere end 150 personer. 
4. Politiet kan tillade, at en person, der har alkoholbevilling eller en godkendt
   bestyrer af restaurationsvirksomhed, enten alene eller sammen med en person, der er fyldt 25 år,  forestår servering af andre stærke drikke end øl og bordvin.  

For at opnå politiets tilladelse til de arrangementer, der er nævnt under punkt 3 og 4 skal du som ansøger have en forudgående tilladelse fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvis du som ansøger fremstiller eller forhandler drikkevarer, ellerhvis du som ansøger finansieres af firmaer eller personer, der fremstiller eller forhandler drikkevarer.

Du skal til hver en tid kunne forevise din lejlighedstilladelse, hvis politiet forlanger det. Tilladelsen kan kaldes tilbage, hvis forholdene giver anledning til det.

Dørmænd og kontrollørforening 
Afhængig af arrangementets karakter kan politiet forlange, at du benytter godkendte dørmænd eller kontrollørforening.

Ansøgning Du skal udfylde en ansøgningsblanket og aflevere den til dit lokale politi, hvor du påtænker at afholde dit arrangement.

Ansøgningsblanketten til lejlighedstilladelse finder du her

Regler vedr. scener, mobilscener, telte, forsamlingstelte og andre konstruktioner

Af hensyn til sikkerheden, skal din lokale byggemyndighed godkende konstruktionen af større scener, telte mm.  Podier under 0,3 meter i højden og mindre mobilscener kræver som udgangspunkt ikke en tilladelse. Midlertidig opstilling og brug af en scener, mobilscener, telte, o.lign, vil, afhængig af anvendelse og størrelse, kræve en byggetilladelse fra eller anmeldelse til din lokale byggemyndighed Som udgangspunkt er følgende omfattet af reglerne: Forsamlingstelte til mere end 150 personer kræver altid Redningsberedskabets godkendelse jf. de tekniske forskrifter for forsamlingstelte m.v. Som udgangspunkt vil der endvidere blive krævet en byggetilladelse for at sikre blandt andet bærende konstruktioner, set i forhold til vejrlig m.v. Det vil dog i hvert enkelt tilfælde blive vurderet om opstillingen kræver en byggetilladelse. Scener og mobilscener større end 35m2 vil som udgangspunkt kræve Byggemyndighedens tilladelse for så vidt angår statiske beregninger og stabilitet. Det vil dog i hvert enkelt tilfælde blive vurderet, om scenen kræver en byggetilladelse. Endvidere vil scener af denne størrelse kræve en godkendelse af Redningsberedskabet jf. de driftsmæssige forskrifter. Scener og mobilscener med eller uden overdækning og som har en højde over 1 meter, kræver som udgangspunkt en byggetilladelse for at sikre blandt andet bærende konstruktioner m.v. vurderet ud fra faldhøjden. Det vil dog i hvert enkelt tilfælde blive vurderet om opstillingen kræver en byggetilladelse. Tribuner, podier m.v. beregnet for mere end 50 personer og hævet 0,3 meter over terræn, kræver som udgangspunkt en byggetilladelse for at sikre blandt andet bærende konstruktioner m.v. vurderet ud fra faldhøjde og personbelastning. Det vil dog i hvert enkelt tilfælde blive vurderet om opstillingen kræver en byggetilladelse. Din lokale byggemyndighed kan hurtigt fortælle dig, om du behøver en tilladelse, så begynd med  at ringe til dem